6 bonnes raison d’utiliser TODOIST

Il y a quelques mois j’ai téléchargé la version gratuite de l’application Todoist. Si je vous la présente aujourd’hui, c’est qu’elle devenue mon gestionnaire de tâches favoris.

Le plus difficile lorsque l’on utilise un gestionnaire de tâche est de ne pas perdre de temps. Entre le besoin de hiérarchisation, les actions répétitives et l’attention nécessaire au maintien d’un contenu efficace, j’avais tendance à tester des solutions puis à les oublier petit à petit. Pour remédier à ce problème, Todoist déploie des moyens dévastateurs.

Pour installer la solution, il vous faudra moins d’une minute.  Si vous le souhaitez, vous pouvez aller dans les détails tout en organisant vos To-do et en les hiérarchisant pas ordre d’importance. Dès les premiers instants, vous prenez la main, mais vous pouvez également utiliser quelques raccourcis simples au bout de quelques minutes. À titre d’exemple je peux créer une tâche et lui dire de la prévoir pour « demain », le logiciel comprendra le langage et placera la tâche au jour suivant.

Petit problème, dans un cadre professionnel la solution freemium est trop limitée. Je me suis très sincèrement demandé si la version premium de l’application valait le coup, mais le prix était suffisamment abordable pour prendre le pari (23€/ans). Donc une petite semaine après mes débuts, me voici avec la version améliorée, et là …. je trouve enfin mon graal.

 

Voici donc les 10 bonnes raisons d’utiliser Todoist :

 

1. Les rappels

 

La première chose que je voulais vérifier était la fonction de rappel. Vous pouvez utiliser l’outil « rappels » par un clic droit sur une tâche et en cliquant sur «Rappels» dans le menu déroulant.
En Version Premium vous pouvez demander à recevoir un email ou une notif push à propos de cette tâche à la date et l’heure de votre choix (la fonction SMS n’est pas disponible en France). Bien sûr, le must est que vous ne devez pas vous rappeler la date exacte. Si vous savez que vous avez absolument besoin de terminer une tâche à 15 heures le jeudi, vous pouvez simplement écrire quelque chose comme « mardi à 16h00 ». L’application identifie la date correcte et met en place le rappel que vous avez demandé.

taches

 

2. Associer des notes aux tâches

Une fonction très utile est la possibilité de prendre des notes à côté d’une tâche. C’est simple, mais essentiel parce qu’elle est directement associée à la tâche et peut être complétée de document en pièce jointe. En bonus, une fonction dictaphone très pratique lorsque vous utilisez l’application depuis votre smartphone.

notes

3. Créer des sauvegardes

Cette fonction est particulièrement utile si vous gérez plus d’une vingtaine de projets chacun avec leurs propres sous-catégories de tâches et les notes associées, des fichiers, des rappels, ect… La dernière chose que vous voulez avoir à faire est de reconstruire tout cela à partir de zéro. Pour éviter cela, Todoist Premium inclut une sauvegarde quotidienne de tous vos projets en cours.
Les sauvegardes sont stockées sous forme de fichiers de texte, que vous pouvez télécharger ou enregistrer sur votre propre dispositif sécurisé. Vous pouvez également forcer Todoist de prendre une sauvegarde complète de vos tâches à tout moment, en cliquant sur « Créer une nouvelle sauvegarde ».

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4. Exporter vers votre calendrier

 

Avec Todoist vous avez la possibilité d’étendre vos rappels de deadline à votre calendrier. Plus précisément, Todoist vous donne la possibilité d’intégrer vos tâches dans un nouveau flux iCalendar, Google Calendar et Outlook, entre autres. Mon usage favori est l’utilisation des rappels géolocalisés. Ceux-ci peuvent être gérés depuis n’importe quelle plateforme (y compris Gmail ou Outlook), mais ils se déclencheront seulement lorsque vous utilisez Todoist pour iOS ou Android.

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Vous pouvez également exporter des projets dont vous avez préparé la structure, comme un «modèle de projet ». Cela permet d’économiser la mise en forme, les configurations de tâches, et de l’importer lorsque vous créez un nouveau projet. Un vrai gain de temps, surtout si vous avez régulièrement des projets aux typologies similaires.

 

5. Envoyer une tâche par email à votre projet

 

Bien pratique au quotidien, il est désormais possible de créer une tâche en envoyant un email. 

Cela vous permet d’enregistrer des adresses email spécifiques qui vont automatiquement créer de nouvelles tâches et être ajoutées à un projet. Todoist vous fournit une adresse e-mail spéciale pour chaque projet. C’est un des moyens les plus simple pour mettre à jour votre liste de To-do sans avoir a switcher entre votre messagerie et le logiciel.

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6. Reporting et gamification

 

Todoist propose à ses utilisateurs d’évaluer leur « Karma ». Chaque fois que vous accomplissez une tâche, créer un projet, ou terminez une liste d’autres actions, vous obtenez plus de points de karma. Plus vous réalisez de tâches, plus vous cumulez de points ce qui vous offre la gratification les actions que vous avez réalisées.

Une des façons les plus efficaces d’améliorer votre productivité est le suivi de vos performances de productivité. La version gratuite de Todoist vous permet de voir un aperçu de base de votre productivité, mais pour vraiment commencer à creuser dans les tendances et les rapports, vous aurez besoin de la version premium.

karma

Il est assez surprenant de voir à quel point ces tendances peuvent vous aider à identifier des patterns dans votre comportement. Peut-être êtes-vous beaucoup plus productif en fin de semaine qu’au début, ou de voir le temps passé sur un projet plutôt qu’un autre. Peut-être que vous faites beaucoup trop d’efforts sur un projet, au détriment de vos autres responsabilités.


Toutes les tendances de la productivité sont accessibles en cliquant sur votre Karma, cela peut vous aider à trouver identifier des habitudes de travail qui vous étaient inconnues.

 

Pour terminer

 

Voici mes fonctions favorites : la capacité d’ajouter des tâches par email, d’obtenir des rapports de productivité, et les rappels. Le fait qu’il existe des fonctionnalités supplémentaires en fait une solution vraiment complète. Donc, si vous envisagez de passer à Todoist Premium, j’espère que cet article vous aura aidé à comprendre les possibilités de la solution et à faire votre choix. 

Utilisez-vous Todoist ?
Quel est votre avis sur les caractéristiques de l’application?
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